Comment AuthorizeDoc fonctionne
Transformez vos documents Word existants en modèles intelligents qui collectent les informations, génèrent des accords complets et les font signer — le tout en un seul flux simple.
Si vous utilisez AuthorizeDoc pour la première fois, cette page vous guide étape par étape afin que vous sachiez exactement ce qui se passe et qui fait quoi.
Du document Word à l’accord signé en 4 étapes
Voici ce qui se passe depuis la préparation de votre fichier Word jusqu’au moment où chacun reçoit sa copie signée du document.
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1
Créez un modèle à partir de votre document Word
Ouvrez le document que vous souhaitez utiliser dans Word. Partout où les informations changent — comme les noms, adresses, dates ou montants — remplacez le texte par un champ dynamique. Par exemple :
${full_name}.Lorsque vous téléversez votre document dans AuthorizeDoc, un assistant de configuration vous guide à travers chaque champ pour déterminer qui doit le remplir et comment il doit se comporter.
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2
Remplissez votre partie et créez le document
Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser et créez un nouveau document. AuthorizeDoc vous demande de compléter les champs attribués à l’« expéditeur » (vous) — comme les informations de votre entreprise ou des valeurs fixes.
Les champs attribués au destinataire restent vides et lui seront demandés plus tard dans le processus.
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3
Envoyer pour révision, saisie et signature électronique
Ajoutez un ou plusieurs destinataires et envoyez le document. Chaque personne reçoit un lien sécurisé où elle peut :
- • Relire le document
- • Remplir les champs qui leur sont attribués
- • Signer électroniquement
Dans votre compte AuthorizeDoc, vous pouvez voir en temps réel qui a ouvert, complété et signé le document.
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4
Le document final est créé et partagé
Une fois que toutes les parties requises ont signé, AuthorizeDoc génère automatiquement le document final avec tous les champs remplacés par les réponses fournies et toutes les signatures en place.
Un lien de téléchargement du document scellé électroniquement est envoyé à tous, et vous conservez une piste d’audit complète dans le système.
Modèles AuthorizeDoc
Un modèle est simplement un document Word enrichi de champs dynamiques. En remplaçant toutes les informations variables — telles que noms, adresses, numéros de téléphone, etc. — par des champs, le système peut poser les bonnes questions, collecter les réponses et générer le document final pour vous.
Pour chaque champ ajouté, AuthorizeDoc crée une question. Vous décidez qui la remplit (expéditeur ou destinataire) et quel type de réponse est autorisé (texte, chiffre, date, etc.). Une fois tout complété, le système génère votre document final à partir du fichier Word d’origine.
Pourquoi utiliser des modèles ?
- • Réutiliser la même structure de document encore et encore
- • Réduire les modifications manuelles et les erreurs de copier-coller
- • Garantir que chaque destinataire reçoit la bonne version du document
- • Maintenir la cohérence de vos textes juridiques et du formatage
Champs dynamiques AuthorizeDoc
Les champs dynamiques sont des balises spéciales que vous insérez dans votre document Word pour indiquer l’emplacement des informations variables. Dans AuthorizeDoc, ils doivent apparaître ainsi :
${placeholder_name}
Vous pouvez ajouter autant de champs dynamiques que vous le souhaitez et choisir parmi de nombreuses options pour chacun d’eux. Attribuez un champ à la personne qui doit le remplir : elle sera simplement invitée à fournir l’information lors de l’ouverture du document.
Quelques espaces réservés courants :
${full_name}${first_name}${last_name}${address}${post_code}${city}
Exemple : Si vous remplacez le champ du nom par
${full_name},
et que vous l’attribuez au destinataire, celui-ci devra saisir son nom lors du processus de signature.
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